ביטול מסמכים ותיקון טעויות בלינט

מדריך למשתמש-לינט

תפריט

מי שעובד, טועה ולכן, לעיתים מזומנות יש צורך בתיקון טעויות ברישום הוצאות/הכנסות בתוכנה וגם צורך . קל מאוד לתקן טעויות בלינט על ידי הפקת מסמכים הפוכים/ביצוע פעולות נגדיות בלחיצות עכבר ספורות בלבד. להלן המדריך לתיקון שגיאות בלינט, כולל ביטול מסמכים:

  • על פי תקנות ניהול ספרים בישראל (וגם כללים חשבונאיים) לא ניתן לבטל/למחוק מסמכים ופקודות יומן אבל ניתן, באמצעות הפקת מסמך נגדי או ביצוע תנועות נגדיות, לבטל את ההשלכות החשבונאיות של המסמך/התנועה המקורית וכתוצאה מכך, גם את השלכות המסמך/התנועה על חבות המס.
  • בנוסף, חסמנו בתוכנה את האפשרות לערוך מסמכים (כל המסמכים, גם כאלה שתקנות ניהול ספרים אינן אוסרות עריכתן) לאחר הפקתם הסופית להדפסה או למסמך ממוחשב (טיוטא כן ניתן לערוך). וזה מתוך נקודת הנחה שאין לשנות מסמך שכבר הופק מכיוון שהמסמך שהופק,
תוכנה לניהול עסק
ביטול מסמכים ותיקון טעויות בלינט

יכול להיות שכבר נמסר לידי מישהו אחר. במקרה כזה, אם יש בידי מישהו גרסה א' של המסמך ובידי מישהו אחר גרסה ב' אז איך אפשר להסתמך על המסמך? בידי מי נמצאת הגרסה ה"נכונה"? ומסמך כשמו כן הוא: משהו שאפשר להסתמך עליו, כי אם לא, הוא לא שווה את הנייר עליו הודפס או הביטים שהוא תפס בשטח האחסון. טעית? בטל מסמך ותיצור חדש. ככה נכון לעבוד.

להלן פירוט 3 הקבוצות העיקריות של מסמכים/תנועות ודרכי הביטול השונות שלהן:

1.     ביטול מסמכים בעלי משמעות חשבונאית וחבות מס?:

                        א.         ביטול חשבונית מס->יש להפיק חשבונית זיכוי (לחץ לקבלת הדרכה)

                        ב.         ביטול קבלה-> יש להפיק קבלה בסכום שלילי (לחץ לקבלת הדרכה)

                         ג.          ביטול חשבונית מס-קבלה->יש להפיק גם חשבונית זיכוי וגם קבלה בסכום שלילי (לחץ לקבלת הדרכה)

                        ד.         ביטול תעודת משלוח->יש להפיק תעודת החזרה (לחץ לקבלת הדרכה)

2.    ביטול מסמכים ללא חבות מס וללא תנועות חשבונאיות?:

                        א.         ביטול חשבונית עסקה, הזמנת עבודה, הצעת מחיר->העברת מצב הסמיכות מ"פתוח" ל"סגור" (לחץ לקבלת הדרכה)

                        ב.         ביטול מסמכי ניהול מלאי: תעודת העברה בין מחסנים, ת' כניסה למלאי ות' יציאה מהמלאי->הפקת מסמך נגדי (לחץ לקבלת הדרכה)

3.    איך אפשר לבטל תנועות חשבונאיות שרושמים בתוכנה ללא מסמכים?:

ביטול פקודות יומן שונות המתבצעות ללא מסמכים, כגון: רישום הוצאה, תנועת יומן ידנית, רישום תשלום לספק וכדומה ->ביצוע פעולת סטורנו: כלומר, ביצוע תנועות בסכומים זהים לתנועה המקורית, אבל בעלי ערך נגדי לתנועה המקורית, במטרה לאפס את הפעולה המקורית (לחץ לקבלת הדרכה)

 

איך מבטלים חשבונית מס?:

יש להגיע למסך ניהול מסמכים (תפריט ימני->מכירות->ניהול מסמכים), לאתר באמצעות סינון התוצאות את החשבונית שמעוניינים לבטל (למשל באמצעות הקלדת שם חשבון הלקוח בשדה הריק שבראש הטור "חשבון" או כל קריטריון סינון אחר), ללחוץ על אייקון עם סימן + ולבחור מהתפריט שיוצא "המרה לחשבונית זיכוי". כעת יופיע מסך הפקת חשבונית זיכוי כאשר כל הנתונים של חשבונית המס (שם לקוח ופרטיו, פריטים, מחיריהם וכמויותיהם) המקורית מופיעים. ניתן מידית להפיק את חשבונית הזיכוי או, במידה וזה יהיה זיכוי חלקי, לערוך את הנתונים ורק לאחר מכן להפיק.

איך מבטלים קבלה?:

יש להגיע למסך ניהול מסמכים (תפריט ימני->מכירות->ניהול מסמכים), לאתר באמצעות סינון התוצאות את הקבלה שמעוניינים לבטל (למשל באמצעות הקלדת שם חשבון הלקוח בשדה הריק שבראש הטור "חשבון" או כל קריטריון סינון אחר), ללחוץ על אייקון עם סימן + ולבחור מהתפריט שיוצא "המר לקבלת זיכוי". כעת יופיע מסך הפקת קבלה כאשר כל הנתונים של הקבלה (שם לקוח ופרטיו ותשלומים, על סוגיהם) המקורית מופיעים רק שהסכומים הם כעת בערכים שליליים. ניתן מידית להפיק את הקבלה או, במידה וזה יהיה זיכוי חלקי, לערוך את הנתונים ורק לאחר מכן להפיק.

איך מבטלים חשבונית מס-קבלה?:

על מנת לבטל חשבונית מס קבלה יש צורך לנקוט בפעולה דו שלבית:

א.      תחילה יש להמיר את חשבונית המס-קבלה לחשבונית זיכוי לפי ההליך שמתואר תחת הכותרת "איך מבטלים חשבונית מס?" בדף זה למעלה.

ב.      בשלב שני, יש לגשת למסך ניהול מסמכים (תפריט ימני->מכירות->ניהול מסמכים), לאתר את חשבונית הזיכוי שהופקה בשלב הקודם, ולהמיר אותה לקבלה זיכוי באמצעות לחיצה על סמליל + בשורת המסמך ובחירת "המר לקבלת זיכוי" בתפריט שמופיע.

איך מבטלים תעודת משלוח?:

יש להגיע למסך ניהול מסמכים (תפריט ימני->מכירות->ניהול מסמכים), לאתר באמצעות סינון התוצאות את תעודת המשלוח שמעוניינים לבטל (למשל באמצעות הקלדת שם חשבון הלקוח בשדה הריק שבראש הטור "חשבון" או כל קריטריון סינון אחר), ללחוץ על סמליל עם סימן + ולבחור מהתפריט שיוצא "המר לתעודת החזרה". כעת יופיע מסך הפקת תעודת החזרה כאשר כל הנתונים של תעודת המשלוח (שם לקוח ופרטיו, פריטים, מחיריהם וכמויותיהם) המקורית מופיעים. ניתן מידית להפיק את תעודת ההחזרה או, במידה וזה יהיה החזר חלקי, לערוך את הנתונים ורק לאחר מכן להפיק.

איך מבטלים הזמנת עבודה, הצעת מחיר וחשבונית עסקה?

חשבוניות עסקה פתוחות, למרות שאין להן השלכה חשבונאית, מופיעות בדוח לקוחות חייבים בטור מיוחד המתייחס לחוב לקוחות הנובע מסוג מסמך זה. הזמנות עבודה והצעות מחיר, לעומת זאת, כל עוד הן פתוחות, הן צריכות לעורר התייחסות מצד איש המכירות במקרה של הצעת המחיר או האחראי על ביצוע ההזמנה כאשר מדובר בהזמנת מכירות. לכן, רצוי מאוד להעביר את מצב הסמיכות (סטאטוס) של מסמכים אלה למצב סגור על ידי איתור המסמך במסך ניהול המסמכים ולחיצה על כפתור סגור/פתוח בשורת המסמך שמעוניינים לבטל.

ביטול מסמכים של תנועות מלאי?:

תעודת כניסה למלאי -> יש להמיר לתעודת יציאה מהמלאי על מנת ליצור תנועת מלאי בכיוון הנגדי שתבטל את התנועה שנוצרה בעקבות הפקת המסמך המקורי. על מנת לבצע זאת, יש להגיע למסך ניהול מסמכים (תפריט ימני->מכירות->ניהול מסמכים), לאתר באמצעות סינון התוצאות את תעודת כניסה למלאי שמעוניינים לבטל (למשל באמצעות הקלדת שם חשבון הלקוח בשדה הריק שבראש הטור "חשבון" או כל קריטריון סינון אחר), ללחוץ על סמליל עם סימן + ולבחור מהתפריט שיוצא "המר לתעודת יציאה מהמלאי ". כעת יופיע מסך הפקת תעודת יציאה מהמלאי כאשר כל הנתונים של תעודת הכניסה למלאי (שם לקוח ופרטיו, פריטים, מחיריהם וכמויותיהם) המקורית מופיעים בה. ניתן מידית להפיק את תעודת היציאה מהמלאי או לחילופין, במידה וזה יהיה החזר חלקי, לערוך את הנתונים ורק לאחר מכן להפיק.

תעודת יציאה מהמלאי-> יש להמיר לתעודת כניסה למלאי על מנת ליצור תנועת מלאי בכיוון הנגדי שתבטל את התנועה שנוצרה בעקבות הפקת המסמך המקורי. על מנת לבצע זאת, יש להגיע למסך ניהול מסמכים (תפריט ימני->מכירות->ניהול מסמכים), לאתר באמצעות סינון התוצאות את תעודת היציאה מהמלאי שמעוניינים לבטל (למשל באמצעות הקלדת שם חשבון הלקוח בשדה הריק שבראש הטור "חשבון" או כל קריטריון סינון אחר), ללחוץ על סמליל עם סימן + ולבחור מהתפריט שיוצא "המר לתעודת כניסה למלאי ". כעת יופיע מסך הפקת תעודת כניסה למלאי כאשר כל הנתונים של תעודת היציאה מהמלאי (שם לקוח ופרטיו, פריטים, מחיריהם וכמויותיהם) המקורית מופיעים בה. ניתן מידית להפיק את תעודת הכניסה למלאי או לחילופין, במידה וזה יהיה החזר חלקי, לערוך את הנתונים ורק לאחר מכן להפיק.

תעודת העברה בין מחסנים->יש לשכפל את התעודה ובמסך הפקת תעודת ההעברה המשוכפל יש להפוך את המחסן המקבל למחסן היוצא ואת המחסן היוצא למחסן המקבל על מנת ליצור תנועת מלאי בכיוון הנגדי שתבטל את התנועה שנוצרה בעקבות הפקת המסמך המקורי. על מנת לבצע זאת, יש להגיע למסך ניהול מסמכים (תפריט ימני->מכירות->ניהול מסמכים), לאתר באמצעות סינון התוצאות את תעודת ההעברה בין המחסנים שמעוניינים לבטל (למשל באמצעות הקלדת שם חשבון הלקוח בשדה הריק שבראש הטור "חשבון" או כל קריטריון סינון אחר), ללחוץ על סמליל עם סימן + ולבחור מהתפריט שיוצא "שכפל מסמך". כעת יופיע מסך הפקת תעודת העברה בין מחסנים כאשר כל הנתונים של תעודת ההעברה בין מחסנים (שם מחסן יוצא ומקבל, פריטים, מחיריהם וכמויותיהם) המקורית מופיעים בה. יש להפוך את היוצרות בין המחסן המקבל למחסן היוצא ולהפיק את התעודה.

איך מבטלים רישום הוצאה משני הסוגים, תשלומים לספקים ושאר תנועות חשבונאיות שאינן מגובות במסמכים?

יש להגיע למסך דוח תנועות יומן (תפריט צדי ימני->דוחות->תנועות יומן) לאתר את התנועה שמעוניינים לבטל באמצעות סינון הנתונים הטבלה לפי קריטריוני חיפוש רצויים, וללחוץ על ה-X האדום שמופיעה בקצה השמאלי של פקודת היומן שמעוניינים לבטל (נא לשים לב! פקודת יומן אחת יכולה להכיל מספר תנועות יומן בלתי מוגבל-שורה לכל תנועה-כך שביטול פקודת היומן תבטל בהכרח את כל תנועות היומן שהיו כלולות בה). יש לאשר את הודעת האזהרה בדבר פעולת הסטורנו (תנועה הנגדית) שעומדת להתבצע. אוטומאטית תיווצר פקודת יומן חדשה הכוללת תנועות יומן נגדיות לתנועות שהופיעו בפקודה המקורית ובכך תאפס את ההשלכות החשבונאיות שיצרה פקודת היומן המקורית ואת השלכותיה על חבות המס, במידה והייתה כזו.