המורכבות של מילוי תפקיד ניהולי בימינו, הפכה להיות גורם משמעותי שיצר שינויים נרחבים באופן שבו מתבצעת עבודת הניהול בפועל. הדינמיות הזו יצרה, למעשה, את כלל הפיתוחים והשכלולים אשר התרחשו במנגנון הניהול, שהיה קיים בארגונים בעבר, לרבות מינויים ופתיחת משרות שכיום כבר אין בהן צורך ממשי. השינוי הזה ניכר הן בכמות האינפורמציה הנצברת בכל פרק זמן נתון, שאותה צורכים המנהלים – והן בצורך לקבל את כל המידע בצורה מסודרת ונגישה המאפשרת קבלת החלטות מושכלת. בעידן החדש נוצרו עזרים מתקדמים, הפועלים לצידם של מנהלים ומשמשים עבורם כלי בסיסי, אשר בזכותו הם מצליחים לבצע את עבודתם באופן יעיל מאוד. על הצרכים והפתרונות הללו מבוססות מערכות ממוחשבות לניהול, אשר פועלות כיד ימינם של אנשי הנהלה בכירים, כמו גם מהווה חלק בלתי נפרד מהחיים של עובדים בדרגים הנמוכים בלא מעט מקומות.

האתגר של מנהלים בארגונים גדולים

אצל אנשים בדרגת ניהול גבוהה, ישנו צורך תמידי ב”פקיחת עין” ושליטה מרבית בכל האספקטים של הארגון. הצורך הזה מתגבר עם התפתחות הטכנולוגיה וייעול זמן העבודה, אשר מכפיל ואף משלש את הפריון היומי במקומות רבים במשק. המשמעות בשטח של השימוש באמצעים טכנולוגים, היא שכעת אין צורך בשכירת שירותיהם של עוזרים וסגנים שבעבר תפקדו כמעבירי מידע, בכל פעם שנדרשה העברה מאסיבית של מידע אל המנהל. השליטה במתרחש וראיית המאקרו, הפכה כיום מצורך או גחמה לדרישת סף, כלומר אתגר אשר בימינו בהחלט ניתן לעמוד בו, בהתחשב במעטפת הפתרונות הממוחשבים המוצעים למנהלים. 

המערכות המתקדמות כמו תוכנה לניהול מאפשרת, בלחיצת כפתור, לייצר קבלה והעברה של מידע חשוב ורלוונטי בכל מיני אספקטים שונים של ניהול. בצורה כזו, ההתמודדות עם האתגרים שבתפקיד הופכת לפשוטה יותר ובעיקר – מנהלים יכולים להתפנות לביצוע תפקידם באופן מלא, במקום להתעסק בזוטות.

היכולות המתקדמות של מערכת ניהול ממוחשבת

כאשר תוכנה ייעודית למנהלים הופכת לחלק מהארגון, היא מעניקה מידע מרוכז בנושאים שונים בצורה מדויקת, למשל ניהול חשבונות, ניהול של המלאי, פתרונות סליקה ועוד עניינים, אשר בדרך כלל מבוצעים על ידי אנשים הממונים לתפקידים אלו. ריכוז המידע במקום אחד ובמינימום התערבות של בני אדם בתפעול המערכת, מעניק פתרון מדויק הרבה יותר ולעיתים יכול להועיל שלא רק לחברי ההנהלה בלבד, אלא גם לדרג הנמוך מבין כל מצבת העובדים.

כיצד תוכנה לניהול יכולה לסייע גם לעובדים הזוטרים?

כחלק מהפיכת כל מערכת הניהול לידידותית למשתמש על אף החדשנות הטכנולוגית שבה, חשוב להבין שאין מדובר רק בכלי שמעניק שירות לאנשי הנהלה. הסתייעות בתוכנית ניהול יכולה להיות משמעותית מאוד גם לעובדים שבתחתית ההיררכיה. תוכנת ניהול הכוללת בתוכה אופציה של הפעלת שעון נוכחות, למשל, מאפשרת החתמה של כרטיס עובד מכל מקום. באופן כזה לא נותר מקום לטעויות, כיוון שאת כל החישובים מבצעת מערכת הניהול באופן אוטומטי והתלות היחידה של העובד היא בעצמו וביכולתו לדווח באופן מדויק על נוכחותו. כל עובד שמחתים כרטיס עבודה מיד יום, איננו נדרש לשוב למשרד בכדי להחתים אותו שנית בסוף היום. ההתממשקות של כלל העובדים למערכת, גורמת להם להיות קשובים יותר לעבודתם וכך גם המנהלים, המקבלים מענה מהיר במיוחד לכל צורך שלהם במידע.

האם המערכת תחליף עובדים אמיתיים?

מטרת הרכישה של המערכת אצל ארגונים, היא ייעול העבודה הן בארגון פנימה והן ביחסים מול קולגות. על אף ההנחה הברורה כי אין תחליף לתקשורת אנושית אמיתית, אין ספק שהתוכנה והמערכת כולה בהחלט עוזרות לתפקוד יעיל יותר של מי שממלא תפקידי מפתח בארגון.