ניהול מסמכים

מדריך למשתמש-לינט

תפריט

למסך זה ניתן להגיע דרך תפריט "מכירות שבתפריט הראשי->כפתור "ניהול מסמכים".

מסך זה משמש לאיתור כל סוגי המסמכים שכבר הופקו (כולל רישום הוצאות רכש שוטפות, רכוש קבוע וכולל מסמכי ניהול מלאי), צפיה במסמכים אלה, והדפסת העתקים. התוכנה אינה מאפשרת מחיקה של שום מסמך, גם לא כאלה שמבחינת תקנות ניהול ספרים אין חובה לשמור אותם.

בראש טבלת המסמכים מופיעים שדות המאפשרים חיפוש לפי סוג המסמך (חשבונית, קבלה וכדומה) , לפי מצב הסמיכות של המסמך (פתוח או סגור),מספר המסמך (מספר סידורי המופיע בראש המסמך) שם החשבון שכנגדו יצא המסמך (שם הלקוח, שם הספק וכדומה) מספר אסמכתא חיצונית (שימושי במיוחד לאיתור מסמך של קליטת הוצאה בה חייב להופיע מספר חשבונית מס של הספק) טווח תאריכי הפקת המסמך וסכום סופי של המסמך לאחר מע"מ.

ניתן להזין קריטריוני חיפוש בכל השדות בו זמנית וכך לדייק בשאילתת החיפוש ולקבל תוצאה טובה ומדויקת יותר. יש ללחוץ על "Enter" על מנת להציג את תוצאת החיפוש.

פעולות שניתן לבצע ישירות (או בעקיפין) ממסך זה במסמכים שברשימה הן:

1. לחיצה על סמליל (אייקון) בשורת המסמך הנבחר תפתח חלון הדפסת העתק המסמך.

2. לחיצה על סמליל (אייקון) בשורת המסמך הנבחר תציג חלון הפקת מסמך זהה למסמך הנבחר, פעולה שבעצם מיועדת לשכפל מסמך קיים רק תחת מספר סידורי חדש. יעיל במיוחד להפקה חוזרת של מסמכים מורכבים עם הרבה פריטים עבור אותו לקוח /ספק או לקוח/ספק אחרים.

3. לחיצה על סמליל (אייקון) בשורת המסמך הנבחר תציג את המסמך. במסך הצגת המסמך ניתן להוסיף הערה נסתרת למסמך (הערה המוצגת אך ורק למשתמשי התוכנה בתוך העסק), ניתן גם להוסיף אסמכתא פנימית (ובכך לגרום אוטומטית ל"סגירת" המסמך הנסמך,

כמו במקרה של קבלה ש"סוגרת" חשבונית: בחירת חשבונית כאסמכתא לקבלה תעביר את החשבונית למצב סגור באופן אוטומטי. 

אפשר גם לצרף קובץ למסמך (לדוגמא: מועיל במיוחד להוסיף צילום הזמנת לקוח חתומה לחשבונית מס או תעודת משלוח שנפיק כאשר נספק את המוצרים שהוזמנו).

נא תשומת לבך: מסמך שכבר הודפס פעם בעבר תמיד יוצג ויודפס כאשר מופיעה בכותרתו המילה"העתק", וזאת בהתאם לתקנות המס בישראל.

 

חיווי לגבי סטאטוס המייל איתו נשלח המסמך

אפשרויות שכפול/המרה של מסמך

אפשרויות ביצוע פעולות, צפיה ומיון מסמכים

פעולות וכפתורי שליטה במסך ניהול המסמכים