שליחת חשבונית דיגיטלית במייל

מדריך למשתמש-לינט

תפריט

בלינט קיימת היכולת להפיק חשבונית דיגיטלית ומסמכים נוספים חתומים בחתימה דיגיטלית מאובטחת. ניתן לשלוח מסמכים חתומים אלה מתוך ממשק התוכנה עצמו, מבלי להזדקק לתוכנת דוא"ל חיצונית לצורך שליחת המסמך/ חשבונית דיגיטלית.

לכפתור הפקת המסמך במסך הפקת מסמכים (חשבונית, קבלה וכו') ישנם ארבעה מצבים: "הדפס", "שמור כטיוטא", "קובץ חתום" ו"שלח במייל".

משנבחרה הפעולה "שלח במייל", המסמך יופק כקובץ PDF חתום דיגיטאלית וייפתח אוטומאטית מסך חדש של שליחת מייל ובו יופיעו הפריטים הבאים, כאשר כל אחד מהשדות ניתן לעריכה ולשינוי עוד לפני השליחה:

מה מופיע בחלונית שליחת המייל?

כתובת המייל של הנמען: התוכנה מבצעת בדיקה בשדה הדוא"ל שבפרטי החשבון של הלקוח/ספק הנבחר בכותרת המסמך. במידה וקיימת כתובת מייל בשדה הנ"ל, כתובת זו תופיע בתור כתובת המייל של הנמען למייל זה (ניתן לשנות). במידה ולא קיימת כתובת בהגדרות חשבון הלקוח/ספק, שדה כתובת המייל יישאר ריק ומוכן להזנת כתובת באופן ידני על ידי המשתמש.

כתובת השולח: תופיע כתובת הדוא"ל המוגדרת בהגדרות משתמש נוכחי, מבצע הפעולה.

העתק: תופיע אוטומטית הכתובת המוגדרת בתבנית הדואר הרלוונטית לסוג המסמך (ניתן לשינוי ועריכה לפני המשלוח). מוגבל לכתובת אחת בלבד.

חשבונית דיגיטלית באינטרנט
חשבונית דיגיטלית
שליחת חשבונית במייל
שליחת חשבונית במייל

 העתק נסתר: תופיע/נה אוטומטית הכתובת/ות המוגדרת/ות בתבנית הדואר הרלוונטית לסוג המסמך (ניתן לשינוי ועריכה לפני המשלוח). מוגבל לכתובת אחת בלבד.

 

קובץ מצורף:  יופיעו, סמליל קובץ מצורף ושם הקובץ של המסמך/ חשבונית דיגיטלית אותו בחרנו לשלוח. הקובץ הוא קובץ מסוג PDF, חתום דיגיטאלית כחוק ובהתאם להוראות רשות המסים בתור מסמך ממוחשב.

נושא/כותרת המייל: יופיע המלל המוגדר לשדה הנושא בתבנית הדואר הרלוונטית לסוג המסמך (ניתן לשינוי ועריכה לפני המשלוח).

שדה גוף ההודעה: יופיע המלל המוגדר לשדה גוף ההודעה בתבנית הדואר הרלוונטית לסוג המסמך (ניתן לשינוי ועריכה לפני המשלוח).

לחיצה על כפתור "שלח" תשלח את המייל ליעדו ותשמור את הקובץ PDF החתום דיגיטלית שנשלח ללקוח /ספק כקובץ מצורף למסמך לעיון עתידי מתוך מסך צפיה במסמך.

לסיכום

הושקעה מחשבה רבה ביעילות שליחת המסמכים במייל ובכללם חשבונית דיגיטלית ויש לנו את הרושם שהגענו לתוצאה טובה, אם כי אפשר עוד להשתפר.

למשל: בשלב זה לא ניתן לצרף קבצים נוספים למייל ובהחלט יש לנו בתוכנית לאפשר צרוף קבצים נוספים בעתיד. כמו כן, יש מקום לשיפור מהירות יצירת קובץ ה-PDF החתום דיגיטלית. וזאת, מכיוון שלעיתים משתמשים לוחצים על כפתור "שלח" לפני שיצירת הקובץ מסתיימת. פעולה שגורמת לכךשהמייל נשלח ללא המסמך שאמור היה להיות מצורף אליו.

עוד פרטים בדף הפקת חשבונית ומסמכים נוספים וכן גם בדף חשבונית ירוקה כניסה לעידן חדש.