התיעצות עם רואה חשבון

האם אתם עדיין מנפיקים חשבוניות וקבלות ידניות ואוספים פתקים בחשבון ההוצאות שלכם? הנה כמה סיבות לכך שרואי חשבון מעדיפים שתפסיקו ותתחילו לעבוד עם תוכנת הנהלת חשבונות

עצמאים ועוסקים מורשים רבים עדיין מנהלים את הנהלת החשבונות שלהם בצורה ידנית: במהלך החודש הם אוספים חשבוניות וקבלות, ומוציאים חשבוניות וקבלות ידניות בעצמם.

אבל השיטה הזו הופכת פחות ופחות מתאימה לשירותי ראיית חשבון מודרניים, שמתנהלים לא מעט בצורה מקוונת.

כיום, רואי החשבון רוצים לעבוד ישירות מול בסיס הנהלת החשבונות שלכם, לדעת מה קורה בעסק בכל שלב ובכל זמן, ולוודא שכל הדיווחים לרשויות נעשים בצורה נכונה. מבחינה זו יש יתרונות רבים לתוכנות ויישומי הנהלת חשבונות מקוונים:

הנפקה מסודרת של חשבוניות וקבלות

השימוש בפנקסי הנהלת חשבונות ידניים מתאים לעסקים קטנים בעלי תנועה מאוד קטנה. מעבר לכמה חשבוניות בחודש, קיימת סכנה של חשבוניות שלא יצאו בזמן או אי התאמה של חשבוניות וקבלות, הוצאת חשבוניות כפולות או 'פספוס' של חשבוניות וקבלות בפנקסים. תקלות כאלה דורשות תשומת לב מיוחדת מצידו של רואה החשבון ומעקב אחרי כל פיסת נייר. לעומת זאת, בתוכנה להנהלת חשבונות הכל מתנהל בצורה אוטומטית – מסמך אחר מסמך, בצורה מסודרת. כל החשבוניות והקבלות מסודרות בקובץ אחד, אחיד בתצורה שלו, שקל לבדוק אותו.

רואה חשבון

מעקב אחרי הוצאות

הזנת חשבוניות שמתקבלות מספקים, בניגוד לצבירה שלהן לאורך החודש והקלדה ידנית של הסכומים השונים, מאפשרת לרואה החשבון לראות מה מצב העסק בכל זמן נתון. עם גישה להנהלת חשבונות ממוחשבת, לרואה החשבון קל להפיק דו"חות רבעוניים, תזרים מזומנים ומאזני בוחן ולתכנן את ההוצאות שלכם במהלך השנה ולקראת סופה.

הנפקת העתקי מסמכים

חשבוניות ידניות אובדות בדואר, ואז מבקשים מאיתנו העתקים – שוב, בדואר. יש עסקים שאמנם מוכנים לקבל חשבוניות סרוקות במייל, אבל דורשים חתימה דיגיטלית על גבי הסריקה. אם אתם עובדים עם מערכת להנהלת חשבונות, הנפקה של מסמך חתום בחתימה דיגיטלית היא עניין של מה בכך: ניתן להנפיק את המסמך – מקור או העתק – חתום בחתימה דיגיטלית, בכל עת ולכל המעוניין.

עבודה מול רשויות המס

מערכות הנהלת חשבונות ממוחשבות מפיקות קבצי מידע שכוללים בתוכם את כל התנועות בעסק, בצורה שמקובלת על רשויות המס. דבר זה מקל מאוד על רואה החשבון או מנהל החשבונות בשלב הדיווח לרשויות השונות, כאשר כיום נעשים כל הדיווחים והתשלומים השונים בצורה מקוונת.

לסיכום, סקרנו רק כמה מהיתרונות הבולטים של מערכות הנהלת חשבונות, מנקודת מבטו של רואה החשבון: מעקב הכנסות, תזרים מזומנים זמין, דיווחים קלים, ועוד.