הנהלת חשבונות באינטרנט

הנהלת חשבונות באינטרנט היא גרסה חדשה יחסית של ניהול ספרים ממוחשב שנהוג מזה כמעט 40 שנים (מתחילת שנות ה-80 למאה הקודמת).

הנהלת חשבונות היא חלק חיוני בכל עסק מצליח.  היא משמשת לרישום ההכנסות הוצאות, והרווחים/ההפסדים הנגזרים מהם. הנהלת חשבונות מסודרת יכולה לתאר לך את מצב העסק במספרים מוחלטים ומדויקים ולא במילים. ניהול ספרים ממוחשב היא תוצאה של התקדמות טכנולוגית המיחשוב יחסית החל משנות ה-80 של המאה שעברה. לפני כן היה נהוג לבצע הנהלת החשבונות בפנקסי נייר וספרי הנהלת חשבונות הכתובים בכתב יד

תוכנות הנהלת חשבונות נחלקות לשני סוגים עיקריים: 

  • תוכנת הנהלת חשבונות המותקנת על מחשב מקומי.
  • תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט ("הנהלת חשבונות בענן")

שתיהן שיטות שהמכנה המשותף להן הוא היותן שיטות ממוחשבת וקיים ביניהן הבדל תהומי. במאמר זה אפרט מה הם היתרונות והחסרונות של שתי שיטות ממוחשבות אלה:

הנהלת חשבונות באינטרנט
הנהלת חשבונות באינטרנט

יתרונות תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט

  1. נגישות מכל מקום וכל מכשיר: ניתן להשתמש בתוכנות מבוססות ענן מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט.הנהלת חשבונות באינטרנט פירושה שבעלי עסקים נשארים מחוברים לנתוני הנהלת החשבונות שלהם בו זמנית כאשר גם עובדי העסק מחוברים וגם גורמים נוספים כגון נותני שרותים (כגון רואה החשבון של העסק) ויכולים אף לבצע פעולות שונות כגון הפקת חשבוניות, קבלות במקביל וללא הפרעה.
  2. אבטחת מידע חזקה יותר: למרות הרושם הראשוני ההפוך, ולמרבה הפלא, הניסיון מראה שתוכנות בענן נפגעות ונפרצות הרבה פחות מאשר תוכנות המותקנות על מחשב אישי או שרת פנים עסקי. יש לכך גם הסבר הגיוני: לעסקים אין את כוח האדם המתאים על מנת לאבטח תוכנה שלא הם בנו ואין להם את כוח האדם הפנוי על מנת להשגיח ולנטר ניסיונות פריצה למערכת בזמן אמת על מנת לחסום ניסיונות אלה מבעוד מועד. ראה מאמר המפרט את היקף השמירה על המידע של לקוחותינו.
  3. שדרוגים מנוהלים על ידי ספק התוכנה: תוכנות הנהלת חשבונות באינטרנט משודרגות ומתעדכנות ישירות על ידי מי שמספק אותן, ללא מעורבות הלקוח/המשתמש.
  4. עלויות התחלתיות מופחתות: אין צורך לשלם על רכישת רישיון שימוש יקר. משלמים דמי שימוש שנתיים/חודשיים נמוכים מאוד יחסית.
  5. יש לך סקירה ברורה של המצב הפיננסי הנוכחי שלך, בזמן אמת.

קיומה של תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט מבטל בעיות נפוצות הקשורות תוכנת הנה"ח מסורתית מסורתית כגון:

  1. הנתונים במערכת אינם מתעדכנים אונליין
  2.  התוכנה אינה מתעדכנת אונליין.
  3. תוכנה מותקנת מקומית בדרך כלל עובדת מצוין ברשת הפנימית של המשרד אבל כאשר מעונינים גם בגישה לתוכנה מהבית ו/או מסניפים דרך האינטרנט יש צורך להיעזר בטכנולוגיות משלימות כגון VPN (חיבור מוצפן ומאובטח על גבי רשתות ציבוריות) ושרתי Terminal (שרתי שולחן עבודה מרוחק) וטכנולוגיות משלימות אלה הן מוקד נוסף של תקלות פוטנציאליות שמצריך תלות גוברת בתמיכת תשתיות תקשורת וחברות תמיכת IT.

רעיון נוסף הקשור לחשבונאות מקוונת הוא החשיבות של תוכנה מקיפה. בקיצור, מה שעושה התוכנה הזאת היא לייצר את החשבונות עבור סוחרים, שותפויות יחיד וחברות קטנות מוגבלות, אשר יומרו לקובץ iXBRL, המאפשר לרואה חשבון לצרף אותו לתוכנה הקיימת שלהם או, אכן, ל HMRC המוצע בחינם.

אתה לא צריך לשנות את תוכנת המס הקיים שלך או להירשם לחבילת ייצור החשבונות שלהם.

סוג אחר של יתרונות: 

חתימה דיגיטלית מובנית כדי לאפשר שליחת חשבוניות וקבלות בדואר אלקטרוני. סוג זה של תוכנה מגיע עם יתרונות רבים כגון:

יתרונות

  1. אתה מקבל תשלום מהר יותר. כי זה כל כך מהר וקל לחתום על מסמכים באינטרנט, אתה בטוח תראה חוזים באים מהר יותר.
  2. זה משדרג את אבטחת המסמכים. כל חתימה מוגנת עם חותם טמפר אטום, אשר מתריע אם חלק כלשהו של המסמך השתנה לאחר החתימה

. 3.אתה יכול לעקוב אחר המסמך בקלות. תוכנת חתימה דיגיטלית מקלה על מעקב אחר המסמכים שלך במרכז השליטה המקוון שלך.

  1. זה משפר את קשרי הלקוחות. עם תוכנת חתימה דיגיטלית, הלקוחות שלך יכולים לחתום על חוזים מקוונים ללא צורך להוריד או להתקין משהו.

אחת מהדברים החשובים ועיקריים של התנהגות נאותה בחשבונאות היא לקבל חשבונית מס ברורה, מדויקת ומאוזנת. התנהגות נאותה ואחריות מציגים אותנו כמו אנשי עסקים ישרים. כמו כן, יש לנו רשומה ללא רבב עם רשות המס. ההתנהגויות הבאות חשובות לניהול חשבונות תקין, חשבונית מס ורשומה ישרה עם רשות מס:

א) יושרה: רואה חשבון מקצועי צריך להיות ישר ופתוח בכל היחסים המקצועיים והעסקיים.

ב) אובייקטיביות: רואה חשבון מקצועי לא צריך לאפשר דעות קדומות, ניגוד עניינים או השפעה מופרזת של אחרים כדי לעקוף שיפוט מקצועי או עסקי.

ג) התנהגות מקצועית: רואה חשבון מקצועי צריך לציית לחוקים ולתקנות הרלוונטיים, ולהימנע מכל פעולה שפוגעת באמינות המקצוע.

היתרונות של תוכנת הנהלת חשבונות על חשבוניות נייר וניהול ספרים בכתיבה על נייר?

  1. הכל נשמר בענן. מכיוון שהכל באינטרנט, המידע שלך או המסמכים שלך תמיד נגישים מכל מקום.
  2. זה מאפשר לשלוח את החשבוניות שלך לדוא"ל שלך בקליק. עם תוכנת חשבונית מקוונת, אתה יכול פשוט לאתר את הלקוח שלך מתוך התפריט הנפתח ואתה מוכן
  3. אתה מקבל תשלום מהר יותר.
  4. כל הנתונים שלך מאובטחים.

קישור לפרטים נוספים לגבי לינט בתור תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט. לינט היא תוכנת הנהלת חשבונות כפולה וגם חד צידית באינטרנט