חשבונית מס

מדריך למשתמש-לינט
תפריט

על מי חלה החובה להפיק חשבונית מס?

החובה להפיק חשבונית מס חלה על כל גוף עסקי שהנו עוסק מורשה או חברה בע"מ.

חל איסור מוחלט להפיק חשבונית מס על עסק המוגדר כעוסק פטור ועל ארגון המוגדר כמלכ"ר.

בשביל מה צריך חשבונית מס?

לחשבונית מס שני תפקידים ולעיתים אפילו שלשה:

  • התפקיד הראשון הוא כמובן להודיע ללקוח שהוא חויב בסכום כספי על שרות/מוצר שסיפקנו לו וגם על תוספת מע"מ במידה והתקנות מחייבות זאת.
  • התפקיד השני הוא להודיע לרשויות המס שנגבה מהלקוח מע"מ עבורה.
  • התפקיד השלישי: במידה והחשבונית נמסרה ללקוח יחד עם סחורה פיסית היא משמשת גם כתעודת משלוח לכל דבר ועניין. חשוב לציין שאם קדמה לחשבונית מס תעודת משלוח שמעידה על אספקת המוצר/ים חשבונית המס אינה משמשת כתעודת משלוח.

מתי מוציאים חשבונית מס?

קיימות שתי אפשרויות (יש להתייעץ עם רו"ח/יועץ מס על מנת לבדוק איזו מהאפשרויות חלה עליך) כלומר, חובה להפיק חשבונית מס תוך:

  • 14 יום מיום ביצוע העסקה (בד"כ עסקים גדולים ו/או כשמספקים מוצרים ולא שרותים)
  • 14 יום מיום קבלת התשלום (בד"כ עסקים קטנים ו/או כשמספקים שרותים ולא מוצרים)

מדוע מועד הפקת החשבונית חשוב?

כל מי שמפיק חשבונית מס בעצם מתפקד כגובה מסים עבור המדינה. בעצם המעשה של הפקת חשבונית מס, אנחנו למעשה מצהירים שגבינו מהלקוח מע"מ עבור המדינה ובשמה.

הכסף שגבינו מהלקוח נמצא כעת כפיקדון ברשותנו. במילים אחרות, הפקת חשבונית מס הופכת אותנו מידית לבעלי חוב כלפי רשות המסים. גובה החוב הוא כגובה המע"מ שגבינו מהלקוח.

חוב זה, יש לשלם למדינה במועד הדיווח הקרוב.

לעומת זאת, בהחלט ייתכנו מצבים שבהם התשלום מהלקוח לפירעון חשבונית זו, יתעכב חודשים (במקרי קצה יתכן ולא נקבל תשלום כלל).

וכך, עלול להיווצר מצב אבסורדי, בו אנחנו משלמים לרשות המסים מע"מ שעדיין הלקוח לא שילם לנו עליו, רק משום שהקדמנו הפקת חשבונית לקבלת התשלום.

לכן, רצוי לדחות את מועד הפקת החשבונית ככל האפשר במסגרת החוק, ובכך למנוע הייוצרות חוב כלפי הרשויות מוקדם מדי.

חשבונית מס
חשבונית מס פשוטה-במקרה זה חתומה דיגיטלית- ולכן מוגדרת בתקנות ניהול ספרים בישראל כ"מסמך ממוחשב" שאין צורך להדפיס אותו משום שהוא נשלח ללקוח באמצעות מחשב

בחירת לקוח:

בחירת לקוח מתבצעת בשדה "לקוח:". הקלדת שמו המלא או אף הקלדת חלק ממנו תעלה את רשימת כל הלקוחות המכילים את האותיות המוקלדות ובכך מאפשר חיפוש מהיר ויעיל של הלקוח שאנחנו מעונינים להפיק עבורו את המסמך.

בחירת שם הלקוח הרלוונטי מתוך רשימת האינדקס שעולה כתוצאה מהקלדה כנ"ל, תציב את שם הלקוח בשדה "לקוח:", ובמידה ופרטיו רשומים במערכת תציב אותם בשדות המתאימים, כולל: כתובת, עיר, מיקוד, מס' עוסק מורשה ואפילו תציב את התאריך בשדה "לתשלום עד" בהתייחס לתנאי התשלום כפי שהוא מופיע בפרטי הלקוח. כלומר, אם בפרטי הלקוח מופיע בשדה "תנאי תשלום" הערך 30 התוכנה תציב בשדה "לתשלום עד" את התאריך שהוא 30 יום מהיום.  דוגמא נוספת: אם בשדה "תנאי תשלום" יופיע הערך 30+ (מייצג את המונח שוטף פלוס 30) התוכנה תציב את התאריך שהוא סוף החודש הבא שלאחר חודש נוכחי.

במידה והלקוח שאנחנו מעונינים להפיק את המסמך עבורו אינו קיים במערכת, ניתן בצורה נוחה לעבור אל מסך יצירת לקוח חדש בתוכנה על ידי לחיצה על קישור "לקוח חדש". עם סיום הגדרת לקוח חדש -על ידי לחיצה על כפתור "עדכן"- נחזור אוטומאטית לדף יצירת המסמך כאשר כל הבחירות הקודמות נמצאות שם. כלומר, למשל, אם לפני ה"קפיצה" למסך יצירת לקוח בחרנו כבר פריטים במסמך הם יופיעו שם למרות שלכאורה הגענו למסך זה מחדש אחרי שהיינו במסך אחר.

בחירת פריט/ים למסמך:

בחירת פריט מתבצעת בשדה "פריט". הקלדת שמו המלא או אף הקלדת חלק ממנו תעלה את רשימת כל פריטי המכירה -שירותים ומוצרים כאחד- המכילים את האותיות המוקלדות ובכך מאפשר לחפש במהירות ויעילות את הלקוח שאנחנו מעונינים להפיק עבורו את המסמך.

בחירת שם הפריט הרלוונטי מתוך רשימת האינדקס שעולה כתוצאה מהקלדה כאמור למעלה תציב את שם הפריט, מחירו ותיאורו בשדה המתאים בשורת פריט המכירה התורנית ואוטומאטית תיצור שורת פריט נוספת כהכנה להזנת פריט נוסף בטבלת הפריטים במסמך. ניתן להזין שורות פריט נוספות ללא הגבלה. בנוסף, בחירת הפריט תציב את הערך אפס בשדה הכמות ואת סמן העכבר בשדה זה. הזנת הכמות יכולה להתבצע או על ידי לחיצה על החיצים למעלה ולמטה או על ידי הקלדת הכמות המספרית. בסיום הבחירה, התוכנה תציב אוטומאטית את סה"כ העלות לפני מע"מ שהיא תוצאה של חישוב כמות הפריטים שנבחרהX מחיר הפריט.

אם הפריט שאותו אנו מעוניינים להוסיף למסמך אינו קיים במערכת ניתן "לקפוץ" למסך יצירת פריטים על ידי לחיצה על הקישור "פריט חדש" המופיעה מימין לשורת הפריט. גם כאן , בסיום יצירת פריט חדש בעת לחיצה על כפתור "עדכן" המערכת תקפיץ אותנו חזרה למסך יצירת המסמך כאשר כל בחירותינו הקודמות במסמך מופיעות שם.

הערה: ניתן להוסיף הערה למסמך בטקסט חופשי ללא הגבלת כמות.

הפקת המסמך: תתבצע באמצעות כפתור "הפקה" בתחתית המסך.

נא תשומת לבך!: ניתן להדפיס רק עותק אחד בעל כותרת "מקור". כל הדפסה נוספת תפיק מסמך בעל כותרת "העתק" כחוק. אם ישנן טעויות במסמך לאחר סיום הדפסתו ראה את דף העזרה הנוגע לתיקון טעויות בהנהלת חשבונות.