חשבונית ירוקה – 5 הסיבות להפסיק להדפיס מסמכים

קודם כל הגדרת המושג, חשבונית ירוקה. הביטוי העממי מזכיר בשמו רק סוג מסמך אחד, חשבונית. למרות זאת, הביטוי כולל התייחסות לכל סוגי המסמכים כאשר הכוונה היא כל מסמך שאינו מודפס על גבי נייר ומועבר מהעסק אל הלקוח/הספק באמצעים ממוחשבים. קבלות, הצעות מחיר, הזמנות עבודה הן דוגמאות לסוגים נוספים של מסמכים שאפשר להפיק לקובץ ממוחשב ולשלוח אותם ללקוחות ולספקים. וזאת, כתחליף להדפסתם לנייר ומסירתם ביד או שליחתם בדואר. מדובר בהעברת מסמכים באמצעות דואר אלקטרוני בעיקר, אבל לא רק.

אחד מתנאי הסף של מסמך הוא , שכשמו כן הוא, שאפשר להסתמך עליו כאסמכתה ועדות לביצוע פעולה בעולם המסחרי/משפטי. על מנת להבטיח את אמינות המסמך קיימות 3 דרישות סף:

  • הבטחת מקור המסמך. (על מנת להציג ולהבטיח את זהות החותם)
  • הבטחת שלמות המסמך. (מניעת עריכתו לשם שינוי משמעותו)
  • הצגה והבטחת זמן החתימה. (להוכיח למקבל את נקודת הזמן המדויקת בה נחתם המסמך)

חשבונית ירוקה
החשבונית הירוקה, מסמך ממוחשב חתום דיגיטלית שניתן לשלוח במייל או בכל אמצעי תקשורת ממוחשב אחר.

בעבר היה מקובל להבטיח את אמינות המסמכים הכתובים בכתב יד, או המודפסים, באמצעי חתימה פיסיים שונים כגון חותמת מסותת על אבן, חותמת שעווה, חותמת דיו וכדומה. לא תמיד שליחת מסמכים באמצעים ממוחשבים הייתה אפשרית. טכנולוגיית הדואר האלקטרוני שהומצאה בשנת במהלך שנות ה-70 של המאה הקודמת, שינתה מצב זה. החל משנה זו התעורר הצורך להבטיח את אמינות המסמכים הנשלחים באמצעות מדיה זו. בשנת 1993 הומצאה הטכנולוגייה המאפשרת חתימה דיגיטלית על מסמכים. החתימה הדיגיטלית הפכה את הבטחת אמינות המסמך שהיתה מקובלת במסמכי נייר למיניהם ואף לקחה הבטחה זו צעד אחד קדימה. זאת, באמצעות המצאת מנגנון מניעת הכחשה, המקבילה הדיגיטלית לחתימת נוטריון המקובלת בחתימה על מסמכי הנייר.

במאמר זה נדון בהפקת חשבונית ירוקה, כלומר שליחת מסמכים ממוחשבים, חתומים דיגיטלית באמצעות מייל ואחיהם הצעירים יותר, ה-SMS ו-Whatsapp. על יתרונותיהם, חסרונותיהם והתנאים הטכנולוגיים והרגולטוריים המאפשרים זאת.

מסמך ממוחשב בהוראות ניהול ספרים

בשנת 2001 חוקק חוק חתימה אלקטרונית . על בסיס חוק זה, התאפשר בשנת 2004 השינוי בהוראות ניהול ספרים של רשות המסים, המתיר הפקת “מסמך תיעוד פנים” כ”מסמך ממוחשב” ושליחתו באמצעים ממוחשבים אל הלקוח. התרת הפקת מסמך ממוחשב ושליחתו במייל או בכל אמצעי ממוחשב אחר מסוייגת במגבלות מסוימות המפורטות להלן:

  • בעל העסק, לפני תחילת שליחת מסמכים ממוחשבים, חייב להודיע לפקיד השומה שלו, במכתב רשום, שהוא יחל מתאריך מסוים לשלוח מסמכים ממוחשבים.
  • מקבל המסמך חייב להסכים בכתב לקבלת מסמך ממוחשב.
  • הצד השולח חייב לתייק את המסמך הממוחשב (=קובץ) באמצעי אחסון ממוחשב כך שתהיה לו אפשרות לאתר אותו לפי דרישת פקיד השומה.
  • גם הצד המקבל כנ”ל: חייב לתייק את המסמך הממוחשב באמצעי אחסון ממוחשב וחייב שתהיה לו יכולת לאתר ולהציג אותו לפי דרישת פקיד השומה.
  • הצד השולח חייב שתהיה לו את היכולת להציג את הסכמתו הכתובה של הצד המקבל לפי דרישת פקיד השומה.

בנוסף, ישנן גם מגבלות לגבי סוג אמצעי התשלום שמותר לבעל עסק לקבל מהלקוח כנגד חשבונית ירוקה שנשלחה אליו כמסמך ממוחשב במקרים מסוימים. זאת, במידה והחתימה הדיגיטלית במסמך היא חתימה דיגיטלית מאובטחת. במקרה זה, אפשר לקבל רק אמצעי תשלום שניתן לזהות את יעדו כבית העסק. כלומר, צ’ק לפקודת העסק בלבד, או העברה בנקאית לחשבון של העסק, או כרטיס אשראי, רק כאשר הסליקה נעשית לחשבון עסק. בכל מקרה אין לקבל תשלום בכסף מזומן כאשר החשבונית הירוקה נשלחה עם חתימה דיגיטלית מאובטחת. לא קיימת הגבלה לסוגי תשלום כלשהם לפרעון חשבונית דיגיטלית חתומה בחתימה דיגיטלית מאושרת על ידי גורם מאשר.

יתרונות שליחת חשבונית ירוקה

כמו שאנחנו רואים, הסייגים החוקיים להפקת חשבונית ירוקה ושליחתו באמצעות מייל הם רבים וזו טרחה לא קטנה להתחיל לשלוח אותם. אז מה הם היתרונות הגדולים של הפקת חשבוניות דיגיטליות שהופכות את שליחת החשבונית הירוקה להישג נחשק כל כך אצל בעלי עסקים. הנה 5 היתרונות:

  1. חיסכון בהוצאות: עלות שליחת החשבונית הירוקה במייל היא אפס לעומת עלות מעטפה, ניר, דיו, בול למשלוח בדואר.
  2. גמישות: כאשר נמצאים בשטח אין צורך להיגרר עם מדפסת ניידת על מנת להדפיס חשבונית. מתחברים לתוכנה בסמארטפון (בתוכנה שמאפשרת זאת) או ממחשב נייד, מפיקים חשבונית ירוקה ושולחים אותה ללקוח.
  3. מהירות: מטבע הדברים, חשבונית ירוקה מגיעה במהירות הרבה יותר גבוהה במייל אל הלקוח בהשוואה למשלוח חשבונית נייר בדואר.
  4. אמינות גבוהה יותר: בהינתן העובדה שמועט השימוש בדואר רשום לשימוש לצורך שליחת חשבוניות נייר ובהינתן העובדה שבחלק מהתוכנות שיכולות לשלוח מסמכים ממוחשבים ניתן לקבל חיווי לגבי קבלת המסמך במייל ואפילו פתיחת/קריאת המייל על ידי הלקוח.
  5. ידידותיות לסביבה: אין צורך להרחיב על זה יותר מדי. לא מדפיסים=לא צורכים נייר=לא כורתים עצים=שומרים על היערות כריאות ירוקות של ייצור חמצן בכדור הארץ.

לסיכום:

נכון שישנם סייגים חוקיים התחלתיים, וגם מגבלות רגולטוריים בשימוש השוטף. אך יתרונות הפקת מסמך ממוחשב על פני הפקת חשבוניות נייר הם כל כך משמעותיים, שהם הופכים את המאמץ ההתחלתי הכרוך בהתגברות על מכשולים רגולטוריים אלו לכדאי. מוזמנים לראות כאן את האפשרויות להפקת מסמכים בלינט ובכללם הפקת חשבונית ירוקה וגם הפקת חשבונית להדפסה.