צמצום עלויות תפעול בעסק – איך?

כל בעל עסק יודע שעסק דורש הוצאות ועלויות רבות. כל דבר עולה כסף, וכל הוצאה צריכה להיכנס לתחשיב. בין אם מדובר בחברה קטנה או גדולה, בין אם העסק מציע מוצר או שירות – תהיינה הוצאות, וכדאי מאד שהן תהיינה נמוכות מההכנסות. בסופו של דבר כל בעל עסק מעוניין להרוויח, ואם העלויות שלו גבוהות מדי – לא בטוח שזה יקרה.

מהן עלויות תפעול בעסק?

עלויות התפעול הן כלל ההוצאות הכרוכות בפעילות היומיומית של העסק. החל מהדברים הקטנים כגון מכונת קפה למשרד או נייר למדפסת, ועד לדברים הגדולים – דוגמת שכר דירה על המשרד. במלים אחרות, כמעט כל הוצאה נכללת תחת ההגדרה של “עלויות תפעול”. לעתים, דווקא בדברים הקטנים אך המשמעותיים בעל עסק יכול לחסוך, לדוגמא – לקנות מכונת קפה אשר תאפשר לעובדיו לקחת הפסקה במהלך היום וליהנות מכוס קפה אמיתית; מעבר להנאה, החיסכון פה משמעותי שכן במקום בזבוז הזמן הכרוך בקניה של קפה בחוץ – העובדים נשארים במשרד, ובכך זמן העבודה יעיל יותר וישנה תפוקה רבה יותר. בנוסף, מכונת קפה למשרד או לעסק מאפשרת חוויית יוקרה ללקוחות אשר מגיעים לפגישה; זהו יתרון נוסף לעסק, קטן אך משמעותי, שגורם ללקוח להרגיש שמשקיעים בו וכך יחזור שוב.

אז איך בעל עסק יכול לחסוך בעלויות הללו?

עלויות תפעול הן דבר שעשוי להיות קבוע (לדוגמא – דמי שכירות של המקום, אשר לרוב אינם משתנים) או משתנה – כמו משכורות העובדים. מסיבה זו, בעל עסק צריך להיות מודע לכך ולנסות לתכנן מראש את כלל העלויות, על מנת שלא יהיה מופתע מהוצאה גדולה בלתי צפויה. בעזרת הכנה מראש ניתן לצמצם לפחות חלק מעלויות התפעול של העסק, ובכך לחסוך כסף. זהו עקרון בסיסי, שכן כל עוד עלויות התפעול תהיינה גבוהות מסך ההכנסות – לא בטוח שהעסק ישרוד לאורך זמן.

רעיונות לצמצום עלויות התפעול בעסק:

שימוש בתוכנת ניהול – קיימות כיום בשוק מגוון תוכנות ניהול, אשר מאפשרות לבעל העסק לנהל את רוב הנושאים במקום אחד. לדוגמא, תוכנת ניהול אשר מבצעת הנהלת חשבונות, ניהול מלאי ואפילו סליקת אשראי. באופן זה, עלות התפעול יורדת שכן הכל נעשה במקום אחד.

שימוש במיקור חוץ (אאוטסורסינג) – עסק יכול לפנות לחברה חיצונית אשר תציע שירותים כגון ניקיון, שליחויות, הסעדה ועוד. מדובר בעצם באנשים אשר יעבדו בעסק, במשרד או בחברה, אך לא יהיו מועסקים ישירות על ידי המקום – אלא על ידי החברה החיצונית. באופן זה, נחסכות עלויות רבות, ומתווספת גמישות אשר מאפשרת לבעל העסק להעסיק מספר עובדים מדויק בכל פעם.

סקר שוק ותכנון הוצאות – לעיתים נראה כי הוצאות “קטנות” – כמו למשל ציוד משרדי או מכונת קפה למשרד – לא נכללות בסך העלויות הכולל. זה לא נכון; כל הוצאה, קטנה כגדולה, נחשבת כעלות תפעול. לכן כדאי לבצע סקר שוק ולתכנן מראש – מהיכן קונים את הציוד המשרדי, למשל? האם ספק הציוד הנוכחי הוא היקר ביותר? האם ניתן לחסוך במקרה זה? גם סכומים קטנים מצטברים בסופו של דבר לסכומים נכבדים, ולכן סקר שוק יוביל לצמצום עלויות ולהתנהלות כלכלית יעילה יותר בעסק.

נגישות
לייעוץ ישיר
ייעוץ ישיר
הרשמה