תכנת הנהלת חשבונות כפולה - השוואה לחד צדית

כל עסק בישראל חייב בתיעוד ורישום של כל פעולה פיננסית, בין אם זו חברה בעמ או עוסק מורשה בהתאם לתקנות החלות על העסק. בארץ  ובעולם קיימות שתי שיטות ניהול רישום חשבונאי:

  • ניהול חשבונאות כפולה באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות כפולה
  • רישום הכנסות והוצאות באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות חד צדית. 

כאשר נשקלות שני סוגי תוכנות אלה הבחירה היא בעצם בין שתי שיטות ניהול ספרים אלהכלומר האם יש לנהל רישום חשבונאי בשיטת הנהלת החשבונות הכפולה או ברישום חד צדי? ההבחירה בשיט  אינה רק הכרעה עצמאית בין מה שטוב ומתאים יותר לעסק, אלא היא גם כפופה לתקנות ניהול ספרים של רשות המסים המגדירות היטב מי חייב הנהלת חשבונות כפולה ומי יכול להסתפק בהנהלת חשבונות חד צדית. לפני שנדבר על הנסיבות בהן יש צורך בתכנת הנהלת חשבונות כפולה, בואו נסביר בקצרה את ההבדלים בין השיטות השונות.

מה ההבדלים?

תוכנת הנהלת חשבונות חד צדית –

תפקידה של הנה"ח חד צדית היא לתת תמונת מצב של הכנסות והוצאות בעסק. בשיטה זו אין חובה לבצע רישום כפול של הפעולות הפיננסיות ואין צורך לנהל מאזן בוחן של העסק. כאשר ישנן הכנסות ותקבולים צריך לנהל רישום פשוט – איזו הכנסה ומהיכן התקבלה; אין צורך לנהל רישום של אופן התשלום ואין צורך לאזן את הפעולה (כמו בהנהלת חשבונות כפולה). באופן דומה, כאשר ישנן הוצאות ותשלומים, יש לתעד אך ורק את סכום ההוצאה כפי שמופיע בחשבונית הספק ואת מהות ההוצאה, גם כאן אין צורך לרשום את צורת התשלום. שיטה זו נותנת רק תמונת מצב חלקית על תנועת הכספים בעסק.

תוכנת הנהלת חשבונות כפולה –

זוהי שיטה מלאה בה נרשמות כל הפעולות הפיננסיות המתבצעות בעסק – הכנסות, הוצאות, נכסים והתחייבויות. בשיטה זו על העסק להסביר כל תנועה כספית, כלומר כל הכנסה או הוצאה מתועדת מול חשבון מקביל. כל פעילות, כולל הלוואות, מקבלת ביטוי בשיטה זו. כל פעולה מאזנת תנועה מקבילה ומתבצע מעקב אחרי הכסף, שלב אחרי שלב, מרגע אספקת הסחורה עד להפקדת הכספים בחשבון הבנק במקרה של מכירה. במקרה של הוצאה המעקב מתבצע משלב קבל הסחורה/השירות עד לשלב בו יוצא כסף מחשבון הבנק.

הרישום הכפול של קבלת תקבולים מול הפקדות מאפשר ביצוע התאמה בכרטיס החשבון של כל תנועת חובה מול תנועת זכות. ביצוע התאמות אלו מבטיח שאין "זליגת" כספים במהלך העברתם מיד ליד בתוך העסק.

יש לציין שחלק לא קטן מהעבודה של מנהל החשבונות מול תוכנת הנה"ח כפולה היא ביצוע התאמות בנק. כלומר, לבצע את המעקב הנדרש על מנת לראות שהדיווח של הבנק על התנועות שהתבצעו בחשבון, תואם את מה שקרה במציאות ואין "זליגה" של כספים מהחשבון…

תוכנת הנהלת חשבונות כפולה כמו גיטרה כפולה
תוכנת הנה"ח כפולה ייעודה לשקף תנועות כספיות מדויקות-כמו צלילים מדויקים מגיטרה כפולת צוואר
תנועות זכות וחובה בכרטסת חשבון

למעלה בתמונה, דוגמה לרישום בשיטת הנה"ח כפולה:

בדוגמה, כרטסת חשבון לקוח, כאשר בכרסת קיימות תנועות חובה שמיצגות חשבוניות שהוצאנו ללקוח כנגד רכישות.

תנועות הזכות בכרטסת מיצגות קבלות שהוצאנו ללקוח כנגד תשלומים שהתקבלו ממנו.

זוהי כרטסת שאינה מאוזנת: סיכום סה"כ תנועות החובה גדול מסיכום סה"כ תנועות הזכות לכן, הכרטסת בדוגמה זו מעידה על חוב לקוח.

פשטות בחד צדית מול מעקב מדויק יותר בכפולה

כאשר עובדים עם תכנת הנהלת חשבונות חד צדית, הנהלת החשבונות היא פשוטה יחסית ואינה דורשת מיומנות מיוחדת, כל אחד יכול לעשות זאת. אך כאשר מדובר בתוכנת הנהלת חשבונות כפולה, הרישום יותר מורכב ויש לבצע אותה בעזרת מנהל חשבונות מיומן אשר מקפיד על רישום פעולות כגון הפקדות בנק, תשלומים לספקים. מיומן מספיק לבצע התאמת חשבונות ולהכין את הדוחות והרישום לביקורת מאזנית של רואה החשבון. מכאן ניתן גם להסיק שעלות ניהול ספרים בשיטת החשבונאות הכפולה היא גבוהה יותר מאשר ניהול חשבונאות חד צדית.

האם כל עסק יכול לבחור את השיטה שעדיפה לו?

הבחירה בין שתי השיטות אינה בחירה חופשית בהכרח, החוק מגדיר במפורש באילו נסיבות חייבים תוכנת הנהלת חשבונות כפולה ואילו ספרים יש לנהל. סוגי עסקים שונים מחויבים בניהול ספרים ייחודי הנובע מאופי העסק. עקרונית, הנהלת חשבונות חד צדית מזוהה עם עסקים בעלי היקף פעילות נמוך והנהלת חשבונות כפולה מזוהה עם עסקים ברמת פעילות גבוהה. כמו כן מספר העובדים בעסק משחק תפקיד וגם סוגי עסקים מסוימים (למשל רופאים) מחויבים להנהלת חשבונות כפולה ללא קשר להיקף הפעילות.

לסיכום-הנהלת חשבונות כפולה היא שיטה מדויקת ועדיפה בהרבה, אך מורכבת ויקרה יותר למימוש

הנהלת חשבונות כפולה היא שיטה עדיפה ומדויקת הרבה יותר מאשר הנהלת חשבונות חד צדית. היא מומלצת לכל עסק, אבל הכרחית לעסקים המגלגלים מחזורים גדולים ו/או מעסיקה עובדים שמעורבים בכספים. כל זה, על מנת לשמר את יכולת השליטה והפיקוח על הכספים שהם בעצם מהותו וסיבת קיומו של העסק. תוכנה חד הנהלת חשבונות חד צדית טובה מכלום, פשוטה בהרבה לניהול ורישום אך עלולה לגרום לאובדן שליטה בעסק עם מספר גדול של עובדים ומחזורים גדולים. יש לציין כי רוב העסקים בישראל מנהלים את ספריהם בשיטת החשבונאות הכפולה.