5 הסיבות להפסיק להדפיס מסמכים-חשבונית ירוקה כניסה לעידן אחר

קודם כל הגדרת המושג חשבונית ירוקה: הביטוי העממי מזכיר בשמו רק סוג מסמך אחד, חשבונית. למרות זאת, אפשר לכלול בביטוי התייחסות לכל סוגי המסמכים כאשר הכוונה היא כל מסמך שאינו מודפס על נייר ומועבר מהעסק אל הלקוח/הספק באמצעים ממוחשבים. קבלות, הצעות מחיר, הזמנות עבודה הן דוגמאות לסוגים נוספים של מסמכים שאפשר להפיק לקובץ ממוחשב ולשלוח אותם ללקוחות ולספקים. וזאת, כתחליף להדפסתם לנייר ומסירתם ביד או שליחתם בדואר. מדובר בהעברת מסמכים באמצעות דואר אלקטרוני בעיקר, אבל לא רק.

אחד מתנאי הסף של מסמך הוא , שכשמו כן הוא, שאפשר להסתמך עליו כאסמכתה ועדות לביצוע פעולה בעולם המסחרי/משפטי.

על מנת להבטיח את אמינות המסמך קיימות 3 דרישות סף:

  • הבטחת מקור המסמך. (על מנת להציג ולהבטיח את זהות החותם)
  • הבטחת שלמות המסמך. (מניעת עריכתו לשם שינוי משמעותו)
  • הצגה והבטחת זמן החתימה. (להוכיח למקבל את נקודת הזמן המדויקת בה נחתם המסמך)

אבטחת אמינות המסמך

בעבר היה מקובל להבטיח את אמינות המסמכים באמצעות  חותמת שעווה, חותמת דיו, חתימה ידנית בדיו וכדומה. זה היה הסטנדרט המקובל להבטחת אמינות מסמכי הנייר המודפסים/הכתובים בכתב יד.
משלוח מסמכים באמצעים ממוחשבים החל להיות מקובל החל משנות ה-80 בד בבד עם התרחבות השימוש בדואר האלקטרוני.  בעקבות זאת, התעורר ההכרח להבטיח את אמינות המסמכים הממוחשבים הנשלחים באמצעות תקשורת מחשבים על כל סוגיהם.
לכן, בשנת 1993 הוצגה לראשונה הטכנולוגייה המאפשרת חתימה דיגיטלית על מסמכים. החתימה הדיגיטלית מאפשרת מאז ועד היום למסמך הממוחשב את אותה רמת האמינות שהיתה מקובלת במסמכי נייר למיניהם ואף לקחה אמינות זו כמה צעדים קדימה. וזאת, באמצעות המצאת מנגנון מניעת הכחשה, המקבילה הדיגיטלית לחתימת נוטריון המקובלת בחתימה על מסמכי הנייר.
חשבונית ירוקה כניסה לעידן חדש-מסמך ממוחשב
החשבונית הירוקה, מסמך ממוחשב

 

במאמר זה נדון בהפקת חשבונית ירוקה (כלומר שליחת מסמכים ממוחשבים), חתומים דיגיטלית באמצעות מייל ואחיהם הצעירים יותר, ה-SMS ו-Whatsapp. על יתרונותיהם, חסרונותיהם והתנאים הטכנולוגיים והרגולטוריים המאפשרים זאת.

מסמך ממוחשב בהוראות ניהול ספרים

בשנת 2001 חוקק חוק חתימה אלקטרונית . על בסיס חוק זה, התאפשר בשנת 2004 השינוי בהוראות ניהול ספרים של רשות המסים, המתיר הפקת "מסמך תיעוד פנים" כ"מסמך ממוחשב" ושליחתו באמצעים ממוחשבים אל הלקוח. התרת הפקת מסמך ממוחשב ושליחתו במייל או בכל אמצעי ממוחשב אחר מסוייגת במגבלות מסוימות המפורטות להלן:

  • בעל העסק, לפני תחילת שליחת מסמכים ממוחשבים, חייב להודיע לפקיד השומה שלו, במכתב רשום, שהוא יחל מתאריך מסוים לשלוח מסמכים ממוחשבים.
  • מקבל המסמך חייב להסכים בכתב לקבלת מסמך ממוחשב.
  • הצד השולח חייב לתייק את המסמך הממוחשב (=קובץ) באמצעי אחסון ממוחשב כך שתהיה לו אפשרות לאתר אותו לפי דרישת פקיד השומה.
  • גם הצד המקבל כנ"ל: חייב לתייק את המסמך הממוחשב באמצעי אחסון ממוחשב וחייב שתהיה לו יכולת לאתר ולהציג אותו לפי דרישת פקיד השומה.
  • הצד השולח חייב שתהיה לו את היכולת להציג את הסכמתו הכתובה של הצד המקבל לפי דרישת פקיד השומה.

בנוסף, ישנן גם מגבלות לגבי סוג אמצעי התשלום שמותר לבעל עסק לקבל מהלקוח כנגד חשבונית ירוקה שנשלחה אליו כמסמך ממוחשב במקרים מסוימים. זאת, במידה והחתימה הדיגיטלית במסמך היא חתימה דיגיטלית מאובטחת. במקרה זה, אפשר לקבל רק אמצעי תשלום שניתן לזהות את יעדו כבית העסק. כלומר, צ'ק לפקודת העסק בלבד, או העברה בנקאית לחשבון של העסק, או כרטיס אשראי, רק כאשר הסליקה נעשית לחשבון עסק. בכל מקרה אין לקבל תשלום בכסף מזומן כאשר החשבונית הירוקה נשלחה עם חתימה דיגיטלית מאובטחת. לא קיימת הגבלה לסוגי תשלום כלשהם לפרעון חשבונית דיגיטלית חתומה בחתימה דיגיטלית מאושרת על ידי גורם מאשר.

5 הסיבות למניעת הדפסה ושליחת חשבונית ירוקה

כמו שאנחנו רואים, הסייגים החוקיים להפקת חשבונית ירוקה ושליחתו באמצעות מייל הם רבים וזו טרחה לא קטנה להתחיל לשלוח אותם. אז מה הם היתרונות הגדולים של הפקת חשבוניות דיגיטליות שהופכות את שליחת החשבונית הירוקה להישג נחשק כל כך אצל בעלי עסקים. הנה 5 היתרונות:

  1. חיסכון בהוצאות: עלות שליחת חשבונית ממוחשבת במייל היא אפס לעומת עלות מעטפה, ניר, דיו, בול למשלוח בדואר.
  2. גמישות: כאשר נמצאים בשטח אין צורך להיגרר עם מדפסת ניידת על מנת להדפיס חשבונית. מתחברים לתוכנה בסמארטפון (בתוכנה שמאפשרת זאת) או ממחשב נייד, מפיקים חשבונית ירוקה ושולחים אותה ללקוח.
  3. מהירות: מטבע הדברים, חשבונית ירוקה מגיעה במהירות הרבה יותר גבוהה במייל אל הלקוח בהשוואה למשלוח חשבוניות וקבלות נייר בדואר.
  4. אמינות גבוהה יותר: בהינתן העובדה שמועט השימוש בדואר רשום לשימוש לצורך שליחת חשבוניות נייר ובהינתן העובדה שבחלק מהתוכנות שיכולות לשלוח מסמכים ממוחשבים ניתן לקבל חיווי לגבי קבלת המסמך במייל ואפילו פתיחת/קריאת המייל על ידי הלקוח.
  5. ידידותיות לסביבה: אין צורך להרחיב על זה יותר מדי. לא מדפיסים=לא צורכים נייר=לא כורתים עצים=שומרים על היערות כריאות ירוקות של ייצור חמצן בכדור הארץ.

לסיכום:

נכון שישנם סייגים חוקיים התחלתיים וגם מגבלות רגולטוריות בשימוש השוטף.

אך, בשנים האחרונות, יתרונות הפקת מסמך ממוחשב, או בשמו העממי חשבונית יוקה, על פני הפקת חשבוניות וקבלות נייר הפכו להיות כל כך משמעותיים, שהם הופכים את המאמץ ההתחלתי הכרוך בהתגברות על מכשולים רגולטוריים אלו לכדאי. מוזמנים לראות כאן את האפשרויות להפקת מסמכים בלינט ובכללם הפקת חשבונית ירוקה וגם הפקת חשבונית להדפסה.